电子邮件已经成为办公室隐藏的地雷。
规则1:不要随便回复所有人
阿康先生外资企业员工
回复邮件时不要随便点击回复所有人。这是我从倒霉的客户那里学到的血的教训。
接管批判性客户需要很长时间,价格一直谈不拢,大约两周,我每天上班的第一件事是和对方发邮件,探索进展。那天,上司盯着对方,拖着对方,我每天灰脸,心憔悴。有一天,当我们通过20封邮件时,我的邮箱突然出现了一封秘密信。上面有这家公司讨论我们公司报价的详细经过。包括各级上司的回答意见、他们期待的价格、我们的具体计划。
这下好了,掌握了对方的底线,后面的事情做得极其顺利。那个项目谈完,老板对我刮目相看。
我心中有鬼。冷静下来后,仔细研究了这个邮件的来龙去脉,终于发给我这个邮件的人一定会在某个疏忽下按下回复所有人,不小心把信传到我手里。
难怪他。以前我们交流的邮件太多,而且所有的邮件主题都是RE:RE:RE……,看起来很相似。我的邮件发给他,他的上司后,他的上司回复他,他们公司的财务,我,更多的人。之后,他们在内部讨论了很多问题,他沿着几封回复的信,继续问我。这个倒霉蛋初期一直把这项工作做得有条不紊,哪些人在“收件人”一栏里,哪些人在“抄送”栏里,从不混淆,直到有一次,在这么多个类似标题的邮件里,他终于“迷失”了,一点“全部回复”……
守则二:沟通重要事件时,最好使用邮件,如果你光打电话,对方可以耍赖
大卫 物流管理
在我还是新人时,吃过一次这样的亏。那是一个做事非常拖拉、工作极为马虎的客户,每次交接,都需要我无数次催促、反复提醒。
有一次,由于缺少一些材料,他们公司委托我们发的一批货无法申报。我第一次给对方打电话说明了这种情况。我们的工作,时间是金钱。我一遍又一遍地告诉他,如果这些材料在几点之前准备不好,耽误了过程,那就是他们的责任。
他满口答应,说两个小时后给我回复。出乎意料的是,两个小时过去了,一个上午过去了,还材料。下午我又催了一次,他还是马上、马上。
最后的结果可以想象。对方的上司生气了,给我的上司打电话,抱怨工作不顺利。
。我向我们的老板抱怨。
为什么不发短信?上司相信我,但对方主张我没有通知,说没有根据,没有邮件作为证据,只能赔偿损失。
上司说:下次遇到这样的人,不仅要给他写邮件,还要给上司写清楚的复印件,他不能怠慢。
姜还是老辣,办公室的游戏标准之一是遇到重要的事情,先发邮件,把责任扔给对方。
规则3:如有必要,请用BCC(抄写)
金子向银行支持
前几天,在办公室讨论,领导人最近打算给上下所有人配备商务手机。有一段时间,每个人都很无聊——总是精心计算的领导人是怎么一下子慷慨大方的?
不久,手机如期而至,公司里还搞了统一的培训,教大家如何用手机收发邮件、处理公文。又过了一阵子,下达最新指令:所有关键部门的员工,24小时开机,随时处理邮件!新闻一出现,各路谣言就发生了很多关于这个动机的推测。公司各部门严重逃避责任,发生事故,互相拒绝,a怪b没有通知,b说自己用邮件通知,a说没有收到邮件,另一种说法是,前几天公司内部发生了小报告邮件事件,有人利用别人没有准备,在对方的电脑上使用邮件系统,发送了通报信,结果这封信落入了通报人的手中,他发现了通报人的论理,那个人说陷害了自己,偷了信箱发送了邮件。另外,传言是两个部门的人发送邮件,如果发送邮件的话,最后发送了警告人的消息,或者发送了警告信件,最后发送的意识到了。
规则4:如果你是上司的话,请设定敏感的语言
小语言给外资企业行政
前几天公司发生了不满意工作的员工在换工作的前夕,发出了所有同事和客户的邮件,发出了起诉书。
除了对公司内部关键人物的投诉之外,还列举了公司内部存在的种种管理漏洞。邮件最后说:“这样缺乏信誉的公司,你们还敢和他继续有生意方面的合作么?”
邮件是周一早上群发的,那天我正好在外面办事,下午回到办公室,据说已经被集体删除了。不过,好多人都悄悄备份存在自己的电脑里,我就是那样看到了这封邮件。有一段时间,它被视为工作的调味料。
高层恐怖,最后找到那个员工追究法律责任,对我们这样的大公司来说,结果是崩溃。
于是,消息人士最近通知我们,老板出资百万购买了一套新的系统,据说现在从公司发来的邮件一旦发生情况,系统就会自动报警,阻止发送。
为了这件事,我们闲聊了很长时间,推测系统会设置多少敏感的语言来自动阻止邮件。经过讨论,大家达成了共识:少写中文邮件-我们工作交流的邮件,大部分是用英语写的,那个诉讼信用是中文-这封信,还是用母语写的顺利。
规则5:不要随意转发
Ken项目经理
通常在报告工作时,希望方便,直接把邮件转发给上司。但而,如果你的老板足够细心和专业,他会批评你。
我对我们的上司肃然起敬,也是因为邮件。那时,他叫我去办公室。Ken,你懒吗?你直接把对方的公文发给我了吗?
我确实转发了邮件。同样的总结,既然对方总结了,我就按了转发,他怎么知道呢?
你来了,转发的颜色是灰色,前面有>的符号。
我脸红了。毕竟是老板!
TIPS:
■邮件最撒谎。面谈时,有可能通过表情泄露天机的电话,语言堵塞是不可避免的。邮件永远不会。
■邮件是最专业的公务处理手段,没有感情色彩。
■公务邮件的最后,一般要设置免责声明。如果这封信不给你的话,希望收到后退款,不要引起之后的纠纷。
■最后填写收件人,由于操作错误,有可能发送空信,给对方留下工作粗糙的印象。
■愤怒时不要用E-mail.E-mail发幽默,但容易发愤。
■使用有意义的标题,使收件人能够立即理解其中是什么,与垃圾邮件不同。
■简短。如果有很多话,可以列成要点。
■休假时应设置自动回复,这是礼貌和方便的问题。但不要给私人邮件设这种东西,免得有心人知道你家里没人。
■使用表情。如果你的感情有可能被误解的话,请加上笑容。